E-Mail-Archivierung – eine gesetzliche Pflicht
Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind rechtlich verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren. Denn seit dem 1. Januar 2017 gelten die ,,Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘‘ vollumfänglich.
Für Sie bedeutet das: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher, elektronischer Dokumente gilt für ihr Unternehmen, sobald Sie Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung. Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist ihr Unternehmen im Zugzwang.
Dieser Pflicht kann in der Praxis durch den Einsatz einer rechtssicheren E-Mail-Archivierungslösung nachgekommen werden. Um die Einführung einer solchen Lösung so einfach wie möglich zu gestalten, bietet InCom seinen Kunden die Bereitstellung einer softwarebasierenden E-Mail-Archivierung an.
Zusammen mit unserem Partner MailStore stellen wir Ihnen eine optimale Archivierungslösung für Ihr Unternehmen bereit. Die in Deutschland entwickelte Software MailStore ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails (auch bei versehentlicher Löschung). Dabei kann der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens einfach durchsucht werden. MailStore legt automatisch Kopien aller E-Mails komprimiert in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.
E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme.
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